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企业支出报账蕴藏玄机 雅仕网 2011年09月15日 来源：华尔街日报
如 果收据可以开口讲话，它们会对你出差时怎么花公司的钱说些什么呢？
一项针对企业支出报告的分析报告显示，出差的人吃得很好，平均每人每餐花费39美元。坐飞机的时候他们也很讲究，享受飞行中的各项服务，酒水、餐点、Wi-Fi网络和安装在座椅靠背上的娱乐设施等是最常购买的服务，平均支出为49美元。（这不包括改良座椅、升舱、行李费和享用机场会所的费用。）
为了深入观察出差的人在旅途中如何坐飞机、进食、就寝和娱乐，《华尔街日报》委托华盛顿州雷德蒙德市（Redmond）的大型费用管理公司Concur Technologies Inc.总结出了一些数据，Concur公司为 15,000家公司提供服务，这些数据就是得自其中3,000家公司的830万份支出报告。通过对这些数据的管窥可以让我们了解出差者的支出状况。
美国企业员工出差的次数一直在持续增加，可是经济不稳会促使各企业在今秋对之加以控制。Concur公司说，总体来看，今年第二季度的出行和娱乐开支比去年同期提高，抽样报告中全球范围的机票平均费用上升了9.3%，为447美元；酒店房费上升5.6%，平均每晚103美元，不包括饭费、网络服务费和其他分门别类的收费。Concur公司的共同创始人及营销执行副总裁迈克口希尔顿（Michael Hilton）说，这些开支的增长意味深长。
机票费和酒店费加在一起占了出差消费的40%，餐费占了10%，娱乐费（通常是请客吃饭）占了5%。
纽约市所产生的出行和娱乐支出报告最多，费用也最高。纽约的酒店房费平均是198美元，比第二名华盛顿的173美元大幅领先。出差者在纽约市单独用餐的费用是68美元，不过比哥本哈根还是要便宜一些的。哥本哈根每餐平均82美元，是世界上商务用餐最贵的城市，超过巴黎、东京、纽约和悉尼。
出差的人在用餐上并不马虎，至少从他们的开支账单上看是这样的，他们单独用餐时平均每餐花费39美元。当然，在高档酒店里，通过客房送餐服务叫早餐、午餐和晚餐很容易就超过40美元。Concur公司说，在支出账目上，旧金山、迈阿密、新奥尔良等地每餐平均费用都超过45美元。
Concur公司为1500万家客户审核报账单，每年的核账总额超过500亿美元。在多数公司，从首席执行长到低层员工在报账时都要填写电子表格，将各项与业务相关的开支──不管是私人飞机租赁费还是办公用品──分门别类。
在Concur公司的分析中，没有披露个人或公司的具体情况。在分析过程中他们观察到人们在报账过程中的行为方式的一些变化。雇员提交支出账目所花的时间拖长了，公司付钱所用的时间也有所拖延。在今年的第二季度，雇员提交开支账目的时间平均为21天，而去年同期是16天。公司对报销的处理时间平均为4.4天，去年同期是3.8天。
多数人使用公司发的信用卡，但是现金交易和个人信用卡的使用也不少。不出所料，83%的飞机票都是用公司卡付费的，但是用公司卡付航空公司收费的次数却只占19%。用餐付费大约60%走公司信用卡。有的雇员喜欢用自己的信用卡，以便积攒里程数和其他奖励，另外一些人则拿预支的差旅费以现金方式支付。然而，支付现金或者使用个人信用卡也为提交支出报告时虚报账目开了方便之门。
自动化已经让报销业务发生了巨大变化，迫使出差的人更严格地遵守公司的规章制度。报销审核者拿到手的是酒店提供的电子化收据，这使得出差者更难隐瞒在酒店房间内购买电影或迷你吧内食品的费用，这些消费被许多公司规定为不予报销的费用。
同样的，租车公司和一些出租车服务公司也越来越多地提交自动打印收据，所以出租车司机给出空白收据让出差者自己乱填金额的情况可能很快就会消失了。
搞清楚航空公司的大量新收费是很令差旅经理们头疼的事。联邦运输部（Department of Transportation）已经提出了新提案，要求航空公司更清晰地向顾客公开费用，这样雇员们在报销时就可以更方便地列出细账了。
希尔顿说，Concur公司尚未开发完全的航空公司收费数据库显示，在今年第二季度，行李托运费平均为29美元，升舱费平均为66美元。当雇员们把机场会所费也拿来报销时，平均费用是145美元，这个结果是综合计算了上至400美元的年费下至50美元的单日票费后得出的。
希尔顿说，“一张航空机票究竟花费几何？企业现在对此没有什么充分的概念。”
Concur公司的数据库还提供了一些令人大开眼界的数字。抽样资料中数额最大的10份开支报告金额都超过了20万美元，它们当中许多是为大型会议支付的费用──租用大量的酒店房间、会议室，以及宴会规模的食品饮料账单。一份报告中列出了价值257,000美元的“奖励卡”──买来作奖品的代金卡──费用。另一份报告中有一项高达353,000美元的通讯费，主要是雇员的手机费。一份报告列有高管的飞机租赁费22,000美元，还有一份报告列有付给桑巴舞舞女的944美元的费用。
Scott McCartney
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